Mes services d’accompagnement administratif externalisé
Un accompagnement administratif humain, fiable et adapté à votre quotidien
Parce qu’on ne crée pas seul, je suis là pour vous accompagner.
En tant qu’assistante administrative indépendante, je propose un soutien sur mesure, pensé pour alléger votre charge mentale et vous offrir ce qui vous manque souvent : du temps, de la clarté, et un peu plus de souplesse dans votre quotidien professionnel.
Mon rôle, c’est de vous épauler dans la gestion administrative de votre activité, de manière discrète, organisée et toujours bienveillante.
Pas de solutions toutes faites, mais un accompagnement adapté à vos besoins, à votre rythme, que vous soyez entrepreneur individuel, artisan, consultant, ou à la tête d’une TPE/PME.
Je vous aide à reprendre le contrôle sur votre organisation, à avancer plus sereinement, et à retrouver de l’espace pour vous concentrer sur ce que vous faites le mieux : votre métier.
Derrière chaque mission, il y a une vraie collaboration, basée sur la confiance, l’écoute et le respect de vos priorités.
Envie d’y voir plus clair ? Parlons ensemble de ce que vous aimeriez déléguer.
GESTION ADMINISTRATIVE QUOTIDIENNE
Gestion du courrier :
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Réception, tri, distribution et envoi des courriers (physiques et électroniques).
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Gestion des appels téléphoniques, des messages et e-mails.
Gestion des documents :
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Classement, archivage et organisation des documents papiers et numériques.
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Mise à jour des bases de données et des fichiers.
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Gestion des contrats, factures, devis et autres documents administratifs.
Accueil et relation avec les visiteurs :
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Accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs et visiteurs.
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Gestion des rendez-vous et des agendas.
Gestion des fournitures et équipements
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Suivi des stocks de fournitures de bureau.
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Commande et réapprovisionnement des matériels nécessaires.
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Gestion et suivi de la maintenance des équipements administratifs (imprimantes, photocopieurs, etc.).
SUIVI ET GESTION COMMERCIALE
Gestion commerciale client :
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Rédaction des offres/devis : établissement et envoi de devis personnalisés.
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Relance commerciale : suivi des devis envoyés, relance des prospects.
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Négociation commerciale : ajustement des conditions commerciales (prix, délais, quantités…)
Commande et facturation clients/ fournisseurs :
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Enregistrement des commandes : saisie et suivi des commandes.
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Suivi de livraison : coordination logistique, suivi des expéditions.
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Émission des factures client : génération et envoi des factures.
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Suivi des règlements : contrôle des paiements reçus et relances en cas de retard.
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Gestion des avoirs et remboursements : en cas d'erreur ou de retour client.
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Gestion des litiges.
Relation client :
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Support administratif : traitement des demandes et réclamations.
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Mise à jour des fichiers clients : coordonnées, conditions tarifaires, historique des commandes.
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Suivi de satisfaction : enquêtes
Facturation fournisseur :
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Contrôle des factures : comparaison bon de commande / bon de livraison / facture.
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Enregistrement : saisie des factures dans le logiciel comptable.
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Paiement : programmation et suivi des règlements.
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Gestion des litiges : non-conformité, retards, erreurs de facturation.
GESTION DE LA COMMUNICATION
Mise à jour du site internet :
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Ajout ou modification de textes sur les pages existantes (présentation, services, actualités…)
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Publication d’articles de blog
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Intégration de visuels ou documents téléchargeables (PDF, brochures, photos, etc.)
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Intégration de nouveaux produits ou services
Gestion courante des réseaux sociaux :
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Planification de publications sur les réseaux sociaux
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Création de visuels simples (Canva)
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Modération des commentaires/messages
Rédaction & envoi de supports :
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Rédaction de courriers commerciaux, invitations, communiqués de presse
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Conception de présentations PowerPoint/Canva
ORGANISATION ET PLANIFICATION
Gestion d’agenda & planification des rendez-vous :
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Prise de rendez-vous (clients, fournisseurs, partenaires…)
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Gestion de l’agenda professionnel
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Rappels des échéances et RDV importants
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Coordination des plannings d’équipe ou des intervenants externes
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Création de tableaux de bord ou outils de suivi
Organisation d'événements et de déplacements professionnels :
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Recherche et réservation de transports, hôtels, restaurants
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Préparation des itinéraires
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Création d’un dossier de voyage ou d’une feuille de route
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Anticipation des besoins administratifs liés au déplacement (note de frais, documents de mission…)
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Envoi des invitations, confirmations et relances
GESTION BUDGETAIRE
ET RH
Note de frais :
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Vérification des pièces
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Contrôle des informations : date, montant TTC, nature de la dépense, moyen de paiement
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Vérification de la présence de la TVA si applicable
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Identification des pièces manquantes ou incomplètes
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Saisie des frais dans un tableau récapitulatif
Suivi financier :
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Saisie et suivi des factures et devis
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Rapprochement bancaire
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Suivi des règlements et relances clients
Gestion administrative du personnel
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Classement et mise à jour des dossiers du personnel (contrats, pièces d’identité, attestations, etc.)
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Suivi des périodes d’essai, renouvellements, fins de contrat
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Archivage numérique sécurisé des documents RH
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Préparation et suivi des visites médicales
Suivi des absences et congés
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Collecte des demandes d’absences et congés
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Mise à jour des plannings d’absence (congés payés, RTT, maladie)
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Rappels des dates importantes (retour de congés, échéances)
Support à la gestion des recrutements
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Rédaction et publication des offres d’emploi (à partir de modèles validés)
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Tri des candidatures, planification des entretiens
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Préparation des courriers (convocations, réponses aux candidats)
Je travaille en distanciel ou en présentiel, autour de 30km du secteur de Vienne (38), Nord Isère, Est et Sud Lyonnais
Chasse sur Rhône, Mions, Corbas, Vernaison, St Symphorien d'Ozon, Toussieu, St Quentin Fallavier, St Pierre de chandieu, Heyrieux, Bourgoin Jallieu, L'isle d'abeau, Villefontaine, Nivolas Vermelle, Beaurepaire, Reventin-Vaugris, Vernioz...